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Technologie - alles was ihr darüber wissen solltet

Kassensoftware für die Gastronomie

28 Januar 2019

Jacob Kuhn

Die Zeiten, in denen in der Gastronomie noch auf dem Deckel abgerechnet und das Geld im Anschluss in einer Schublade verstaut wurde, sind schon lange vorbei. Tatsächlich hat in der Gastronomie schon lange die Technologie Einzug gehalten und moderne Kassensysteme können den Gastronomen nicht nur in Bezug auf die Effizienz in der Bedienung, sondern auch bei der Disposition helfen. 

Die Basisfunktionen 

Eine moderne Kassensoftware, wie sie beispielsweise bei der Linecker GmbH angeboten wird, sollte neben der eigentlichen Kasse auch in der Lage sein, eine Reihe von mobilen Geräten zu verwalten. Die mobilen Geräte werden den Bedienkräften zur Verfügung gestellt und erlauben die Bestellung und die Abrechnung von Kundenbuchungen. Mit Aufnahme der Bestellung sollte auch an der Theke, bzw. in der Küche automatisch ein Auftrag eingerichtet werden. Auf diese Weise muss die Bedienung nicht erst einen Beleg ausdrucken, die Abwicklung der Bestellung erfolgt also bereits während weitere Bestellung in der Gaststätte aufgenommen werden. Die Geräte müssen in ein WLAN eingebunden werden und es empfiehlt sich in ein offenes System zu investieren, bei dem auch mobile Geräte wie Tablets problemlos eingebunden werden können. 

Neben den Abrechnungsfunktionen muss eine gute Gastronomiesoftware auch eine flexible Verwaltung der Tische im Verkaufsraum erlauben. Tische sollten problemlos virtuell zusammengefügt werden, bzw. beim Abkassieren Rechnungssplits vorgenommen werden. Denn Kunden verlangen heute, dass problemlos getrennt bezahlt werden kann und wollen nicht selber mühsam den Kassenbon auseinanderrechnen. Beim Bezahlvorgang sollte unbedingt auf eine Schnittstelle für Kartenlesegeräte geachtet werden. Damit erfolgt eine direkte Betragsübergabe von der Software an das Lesegerät und ein Vertippen ist somit ausgeschlossen. Gastronomen müssen in diesem Zusammenhang aber darauf achten, dass das Lesegerät auch den Rechnungssplit unterstützt. Darüber hinaus empfiehlt es sich innerhalb der Kassensoftware unterschiedliche Zahlmethoden zu hinterlegen. Dies macht Sinn, da Kreditkarten in anderen Zyklen abrechnet werden wie bspw. EC-Karten. 

Sonderfunktionen der Gastronomiesoftware 

Die moderne Kassensoftware für die Gastronomie unterstützt auch bei der Personaldisposition. So sollte das System auf Basis historischer Daten Spitzen im Verkauf in Vorfeld erkennen und aktiv die Personalplanung für die kommenden Tage vorschlagen. Einige Systeme bieten hier sogar Schnittstellen zu Wetterdiensten an. Damit kann die Personalplanung noch exakter ermittelt werden.  Neben der Funktionalität des Kassierens und der Disponierung bieten gute Systeme auch eine Warenwirtschaft an. Mit Hilfe dieser Funktion können notwendige Bestellungen ermittelt werden. Insbesondere in Verbindung mit der Vorhersage der Auslastung für die kommenden Tage kann eine effektive Bestellung platziert werden. 

Anforderungen des Gesetzgebers 

Zur Verbesserung der Transparenz gegenüber den Finanzbehörden ändern sich ab dem 1. Januar 2020 einiges. So muss ein sogenannter Fiskalspeicher in der Kasse vorgehalten werden. Dieser kann nachträglich nicht verändert werden. Damit haben die Finanzbehörden die Möglichkeit kurzfristig die Abwicklung an der Kasse zu überprüfen und können bei Unregelmäßigkeiten sofort eine Betriebsprüfung verlangen. Vor diesem Hintergrund sollten Gastronomen schon heute mit ihrem Hersteller Kontakt aufnehmen.

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